Personvern

1. Hvem er ansvarlig for personopplysningene?

For de fleste opplysningene som behandles i appen – for eksempel opplysninger om ansatte, vakter, brukere, fravær, dokumentasjon og meldinger – er virksomheten som har gitt deg tilgang til Tidvis normalt behandlingsansvarlig. Tidvis behandler da opplysningene som databehandler, etter virksomhetens instrukser og avtale med Tidvis.

Tidvis er selv behandlingsansvarlig for behandlingen der Tidvis bestemmer formål og midler, for eksempel håndtering av supportsaker, informasjonssikkerhet, feilsøking, forebygging av misbruk og – når dette er aktivert – produktanalyse for å forbedre appen.

Spørsmål om innholdet i personalmappen din, turnusen din, en brukers opplysninger eller andre virksomhetsopplysninger skal først rettes til virksomheten som har gitt deg kontoen. Du kan også kontakte Tidvis etter punkt 12.

2. Hvilke personopplysninger behandles?

Hvilke opplysninger som faktisk behandles avhenger av hvilke funksjoner virksomheten din har aktivert og hvordan du bruker appen. Følgende kategorier kan forekomme:

• Konto- og identitetsopplysninger: navn, brukernavn, e-postadresse, bruker- og ansatt-ID, arbeidsgiver/virksomhet, tilganger, innloggingsmetode og tekniske sesjonsopplysninger.
• Arbeids- og turnusopplysninger: vakter, arbeidstid, oppmøte, timeregistrering, fri, vaktbytter, arbeidsoppgaver, kunde-/brukerkoblinger og signeringer.
• Stedsopplysninger: omtrentlig og nøyaktig posisjon når du selv bruker en funksjon for inn- eller utsjekking som krever posisjon. Appen bruker ikke posisjon til kontinuerlig sporing i bakgrunnen.
• Fraværs- og helseopplysninger: for eksempel sykefravær, sykt barn, smittefravær, fraværets omfang og en merknad du velger å oppgi. Slike opplysninger kan være særlige kategorier av personopplysninger.
• Økonomiske opplysninger: for eksempel lønns- og timegrunnlag, kilometergodtgjørelse, diett, utlegg, kvitteringer og annen godtgjørelsesinformasjon.
• Kommunikasjon og brukerskapt innhold: meldinger, svar, dagsnotater, avvik, kommentarer, opplysninger om utførte arbeidsoppgaver og annet innhold brukere skriver eller sender inn.
• Bilder, filer og dokumenter: for eksempel bilder av kvitteringer, vedlegg, opplastede dokumenter og dokumenter virksomheten gjør tilgjengelig i appen.
• Opplysninger om brukere eller andre personer: navn, turnus, omsorgsrelatert dokumentasjon og andre opplysninger brukeren har tilgang til å se eller registrere. Slikt innhold kan omfatte helse, funksjonsnedsettelse eller andre særlig beskyttelsesverdige opplysninger.
• App-, enhets- og bruksopplysninger: appplattform, enhetstype, push-token, tekniske identifikatorer, IP-adresse, logger, feilopplysninger, besøkte skjermbilder og interaksjoner med funksjoner.
• Produktanalyse, når den er aktivert: virksomhets-ID, brukerens visningsnavn, en brukerspesifikk analyse-ID, virksomhetens navn og domene, plattform, innloggingsmetode, sidevisninger og produktinteraksjoner. Vi bruker ikke disse opplysningene til annonsering eller sporing på tvers av andre selskapers apper og nettsteder.

3. Hvordan samles opplysningene inn?

Opplysningene kan komme:

• fra deg når du logger inn, registrerer eller sender inn informasjon i appen;
• fra virksomheten som har opprettet kontoen din og administrerer Tidvis;
• fra andre autoriserte brukere i samme virksomhet;
• automatisk fra appen og enheten, for eksempel tekniske logger, appinteraksjoner og en push-token;
• fra telefonens posisjonstjeneste, kun etter at du har gitt appen tillatelse og bruker en posisjonsbasert funksjon.

4. Hvorfor behandles opplysningene?

Opplysningene behandles for å:

• autentisere brukeren og gi rett person rett tilgang;
• vise og administrere turnus, arbeidstid, oppmøte, fravær, lønnsgrunnlag, utlegg og relaterte arbeidsflyter;
• gjennomføre inn- og utsjekking, inkludert verifisering av posisjon når virksomheten har aktivert funksjonen;
• muliggjøre meldinger, dokumentasjon, rapportering, signering og samarbeid i virksomheten;
• sende pushvarsler som brukeren har valgt å tillate;
• gi support, feilsøke, forebygge misbruk og beskytte sikkerheten i tjenesten;
• oppfylle gjeldende rettslige forpliktelser og håndtere rettskrav;
• analysere hvordan appens funksjoner brukes og forbedre stabilitet og brukervennlighet, når produktanalyse er aktivert.

Tidvis selger ikke personopplysninger og bruker ikke appopplysninger til atferdsbasert annonsering.

5. Behandlingsgrunnlag

Når virksomheten som har gitt deg kontoen er behandlingsansvarlig, bestemmer den virksomheten behandlingsgrunnlaget og er ansvarlig for å informere deg om det. Tidvis behandler da opplysningene etter virksomhetens dokumenterte instrukser.

Når Tidvis er behandlingsansvarlig, bygger behandlingen, avhengig av situasjonen, på:

• å oppfylle avtale eller gjennomføre tiltak før avtaleinngåelse;
• Tidvis' berettigede interesse i å levere en sikker, stabil og brukbar tjeneste, etter en interesseavveining;
• rettslig forpliktelse; eller
• å fastsette, gjøre gjeldende eller forsvare rettskrav.

Særlige kategorier av personopplysninger behandles bare når funksjonen brukes innenfor virksomhetens drift og det finnes grunnlag etter personvernregelverket, typisk artikkel 9 nr. 2 bokstav b (arbeidsrett og trygd) eller bokstav h (helse og omsorg) i GDPR. Når Tidvis er databehandler, er det den behandlingsansvarlige virksomheten som er ansvarlig for dette grunnlaget.

6. Stedsopplysninger

Hvis virksomheten din bruker posisjonsbasert inn- og utsjekking, kan appen be om tilgang til omtrentlig og nøyaktig posisjon. Posisjonen hentes først når du selv starter den aktuelle funksjonen, og brukes til å registrere eller verifisere inn- eller utsjekkingen. Tidvis-appen bruker ikke stedsopplysninger til annonsering og gjør ikke kontinuerlig sporing i bakgrunnen.

Du kan nekte eller trekke tilbake posisjonstillatelsen i telefoninnstillingene. Da kan den posisjonsbaserte inn- eller utsjekkingen slutte å fungere, men øvrige deler av appen påvirkes normalt ikke.

7. Pushvarsler og produktanalyse

Hvis du aktiverer pushvarsler, registreres en push-token og opplysning om plattform. Apple Push Notification service (APNs) og Google Firebase Cloud Messaging (FCM) kan da behandle tekniske leveringsopplysninger for å sende varselet til enheten din. Du kan slå av pushvarsler i appen eller i telefoninnstillingene. Avhengig av systeminnstillingene dine kan innhold i et varsel vises på låseskjermen.

Når produktanalyse er aktivert, bruker Tidvis Mixpanel for å forstå sidevisninger og funksjonsbruk. Analyseopplysningene brukes ikke til annonsering. Du kan protestere mot denne behandlingen eller be om at analyse-ID-en din fjernes ved å kontakte oss etter punkt 12. Appen respekterer også enhetens eller nettleserens signal om at man ikke ønsker sporing, når et slikt signal er tilgjengelig.

8. AI-støtte for dagsnotater

Noen virksomheter kan aktivere en frivillig AI-støtte som gjennomgår språket i et dagsnotat og foreslår en mer profesjonell formulering. Funksjonen brukes bare når brukeren aktivt ber om en gjennomgang. Direkte identifikatorer som systemet gjenkjenner erstattes med plassholdere før teksten sendes til AI-leverandøren Anthropic for behandling. Forslaget føres deretter tilbake til Tidvis, der plassholderne erstattes med de opprinnelige opplysningene. Opplysningene brukes ikke til å trene AI-leverandørens modeller.

Anonymiseringen reduserer risikoen, men innebærer ikke at all informasjon med sikkerhet er anonym, særlig fordi fritekst kan inneholde omsorgs- eller helseopplysninger. Brukeren skal derfor følge virksomhetens instrukser for dokumentasjon. AI-støtten gir bare et tekstforslag; den treffer ikke avgjørelser med rettslig eller tilsvarende betydelig virkning. Brukeren er ansvarlig for å gjennomgå og godkjenne teksten før den lagres.

9. Hvem kan få tilgang til opplysningene?

Opplysninger kan gjøres tilgjengelige for:

• autoriserte brukere og administratorer hos virksomheten som har gitt deg kontoen;
• autorisert personell hos Tidvis når det er nødvendig for drift, sikkerhet, support eller feilsøking;
• leverandører som behandler opplysninger på våre vegne, for eksempel drifts- og hostingleverandører samt leverandører for pushvarsler, produktanalyse og AI-støtte;
• myndigheter eller andre mottakere når utlevering kreves etter lov eller er nødvendig for å håndtere rettskrav.

Relevante leverandører for appen kan, avhengig av aktiverte funksjoner, omfatte Apple, Google, Mixpanel og Anthropic. Disse leverandørene kan bare behandle opplysninger for de angitte formålene og etter gjeldende avtaler og instrukser.

Enkelte leverandører kan behandle opplysninger utenfor EU/EØS. Når en slik overføring skjer, skal den støttes av en anvendelig overføringsmekanisme, for eksempel EU-kommisjonens beslutning om tilstrekkelig beskyttelsesnivå eller standard personvernbestemmelser, og supplerende tiltak ved behov. Kontakt oss hvis du ønsker oppdatert informasjon om leverandører og overføringer.

10. Hvor lenge lagres opplysningene?

Virksomhetsopplysninger i Tidvis lagres etter den behandlingsansvarlige virksomhetens instrukser, avtaler, dokumenterte sletterutiner og de rettslige kravene som gjelder for for eksempel regnskap, lønn, arbeidsrett, omsorg og dokumentasjon. At en konto stenges betyr derfor ikke alltid at alle opplysninger umiddelbart kan slettes.

Tidvis lagrer egne support-, sikkerhets-, analyse- og loggopplysninger så lenge de er nødvendige for det aktuelle formålet, og sletter eller anonymiserer dem deretter, med mindre de må bevares lenger på grunn av rettslig forpliktelse eller rettskrav. Push-token lagres så lenge pushvarsler er aktivert eller til token avregistreres eller blir ugyldig.

Du kan kontakte oss for informasjon om hvilke lagringstider eller kriterier som gjelder i et bestemt tilfelle.

11. Rettighetene dine og krav om sletting

Avhengig av omstendighetene har du rett til å be om innsyn i personopplysningene dine, retting, sletting, begrensning, dataportabilitet og til å protestere mot visse behandlinger. Bygger behandlingen på samtykke, har du rett til å trekke samtykket tilbake. Rettighetene er ikke absolutte; enkelte opplysninger kan for eksempel måtte lagres etter lov eller for å fastsette, gjøre gjeldende eller forsvare rettskrav.

For opplysninger som arbeidsgiveren din eller en annen kundevirksomhet er ansvarlig for, skal du først kontakte virksomheten. Tidvis bistår virksomheten med å håndtere henvendelsen når vi behandler opplysningene som databehandler.

Du har rett til å klage til den svenske personvernmyndigheten (IMY), www.imy.se.

12. Sikkerhet og kontakt

Tidvis bruker tekniske og organisatoriske tiltak tilpasset opplysningenes sensitivitet, blant annet tilgangsstyring, logging og kryptert overføring. Ingen metode er helt uten risiko. Kontakt oss hvis du mistenker at kontoen eller opplysningene dine har vært utsatt for uautorisert tilgang.

13. Endringer i erklæringen

Vi kan oppdatere erklæringen når appens funksjoner, leverandører eller rettslige krav endres. Den nyeste versjonen publiseres på denne siden, og datoen øverst oppdateres. Ved vesentlige endringer informerer vi på egnet måte gjennom appen, tjenesten eller virksomheten som har gitt deg kontoen.