Fem ting som stjeler mest tid i vaktplanleggingen

De fleste virksomhetsledere vi snakker med kan ramse opp sine tidstyver uten å tenke seg om. Problemet er sjelden at man ikke vet hva som tar tid. Det er at løsningen krever at man endrer en vane, ikke bare et system.

1. Å lete etter hvem som er ledig. En ubemannet vakt løser seg sjelden av seg selv. Uten et samlet bilde av hvem som har meldt interesse for ledige vakter, blir hver luke i planen en telefonrunde, ofte flere, til feil person, før rett person svarer. I Tidvis vises interessepåmeldinger direkte i vaktplanen, ikke i en separat liste eller en sms-tråd. Du ser i løpet av minutter hvem som vil ta vakten, i stedet for å ringe gjennom hele listen.

2. Dobbeltarbeid mellom vaktplan og lønn. Lønnsarter, dobbeltassistanse og ventetid er koblet til vaktplanen, ikke frittstående oppgaver som skrives inn på nytt ved månedsslutt. Det minsker risikoen for at samme informasjon rettes to ganger av to ulike personer, men det er ikke friksjonsfritt i alle ledd ennå. Situasjoner med delvis permisjon eller doble stillingsbrøker kan fremdeles kreve manuell avstemming, og det er noe vi aktivt jobber med å forbedre. Poenget er uansett at grunnkoblingen finnes, slik at du slipper å bygge opp lønnsgrunnlaget fra null hver måned.

3. Å ikke se hva som er ubemannet før noen ringer. Dashboardet viser en oversikt over ubemannede vakter så snart du åpner det. Du trenger ikke vente på at noen tar kontakt for å oppdage at en vakt mangler bemanning. Det flytter problemet fra "brannslukking når telefonen ringer" til "planlagt løsning når du uansett har oversikt". Vil du ha et oppdatert bilde, åpner du dashboardet. Den pusher ikke varslinger til deg automatisk, men den lyver heller aldri om nåsituasjonen.

4. Manuelle ATL-kontroller. Å regne ut døgn- og ukehvil for hånd er tidkrevende og utsatt for feil, særlig når jour og ventetid er involvert og forskyver hva som regnes som neste tillatte starttid. Tidvis advarer automatisk både i vaktplanforslaget og i den aktive planen, før planen publiseres. Feilen vises med andre ord før den blir et problem for noen ute i tjenesten, ikke etterpå, når Kommunal eller Vårdföretagarna allerede har stilt spørsmål ved en enkelt vaktplan. (ATL står for den svenske arbeidstidsloven).

5. Overlevering ved fravær. Når noen blir syk eller får forhinder på kort varsel, havner ofte all kontekst i hodet på én enkelt person: hvem som allerede er spurt, hvilke vakter som er kritiske, hva som var i ferd med å løses. Om den personen ikke er tilgjengelig, blir den som stepper inn stående og gjette. En vaktplan der status, notater og ubemannede vakter er synlige for alle med tilgang, ikke bare for den som tilfeldigvis sitter med det akkurat nå, gjør at overleveringen ikke er avhengig av at rett person svarer i telefonen. Samme prinsipp gjelder året rundt, ikke bare ved sykdom, men også før sommerferie og annet planlagt fravær.

Felles for alle fem: de løser seg ikke ved å jobbe hardere, men ved at informasjonen allerede ligger på rett sted når den trengs.

Vil du se dette i systemet i stedet for i en artikkel? Vi går gjennom grunnplan, forslag til vaktplan, aktivering og dashboard i webinaret Vaktplanbehandling for deg som vil ha kontroll, 13. august kl. 10.

Webinar 13. august om Vaktplanbehandling for deg som vil ha kontroll →