Integritetspolicy

1. Vem ansvarar för personuppgifterna?

För de flesta uppgifter som behandlas i appen – exempelvis uppgifter om anställda, arbetspass, brukare, frånvaro, dokumentation och meddelanden – är den organisation som har gett dig tillgång till Tidvis normalt personuppgiftsansvarig. Tidvis behandlar då uppgifterna som personuppgiftsbiträde, enligt organisationens instruktioner och avtal med Tidvis.

Tidvis är själv personuppgiftsansvarig för den behandling som Tidvis bestämmer ändamål och medel för, till exempel hantering av supportärenden, informationssäkerhet, felsökning, missbruksförebyggande åtgärder och – när detta är aktiverat – produktanalys för att förbättra appen.

Frågor om innehållet i din personalakt, ditt schema, en brukares uppgifter eller andra verksamhetsuppgifter ska i första hand riktas till organisationen som har gett dig kontot. Du kan också kontakta Tidvis enligt avsnitt 12.

2. Vilka personuppgifter behandlas?

Vilka uppgifter som faktiskt behandlas beror på vilka funktioner din organisation har aktiverat och hur du använder appen. Följande kategorier kan förekomma:

• Konto- och identitetsuppgifter: namn, användarnamn, e-postadress, användar- och medarbetar-ID, arbetsgivare/organisation, behörigheter, inloggningsmetod och tekniska sessionsuppgifter.
• Arbets- och schemauppgifter: arbetspass, arbetstider, närvaro, tidrapportering, ledighet, passbyten, arbetsuppgifter, kund-/brukarkopplingar och signeringar.
• Platsuppgifter: ungefärlig och exakt position när du själv använder en funktion för in- eller utcheckning som kräver plats. Appen använder inte plats för kontinuerlig spårning i bakgrunden.
• Frånvaro- och hälsouppgifter: exempelvis uppgift om sjukfrånvaro, VAB, smittbärarfrånvaro, frånvarons omfattning och en notering som du väljer att lämna. Sådana uppgifter kan vara känsliga personuppgifter.
• Ekonomiska uppgifter: exempelvis löne- och tidrapporteringsunderlag, milersättning, traktamente, utlägg, kvitton och annan ersättningsinformation.
• Kommunikation och användarskapat innehåll: meddelanden, svar, daganteckningar, avvikelser, kommentarer, uppgifter om genomförda arbetsmoment samt annat innehåll som användare skriver eller skickar in.
• Bilder, filer och dokument: exempelvis foton på kvitton, bilagor, uppladdade dokument och dokument som organisationen gör tillgängliga i appen.
• Uppgifter om brukare eller andra personer: namn, schema, omsorgsrelaterad dokumentation och andra uppgifter som användaren har behörighet att se eller registrera. Sådant innehåll kan omfatta hälsa, funktionsnedsättning eller andra särskilt skyddsvärda uppgifter.
• App-, enhets- och användningsuppgifter: appplattform, enhetstyp, push-token, tekniska identifierare, IP-adress, loggar, feluppgifter, besökta vyer och interaktioner med funktioner.
• Produktanalys, när den är aktiverad: företags-ID, användarens visningsnamn, ett användarspecifikt analys-ID, organisationens namn och domän, plattform, inloggningsmetod, sidvisningar och produktinteraktioner. Vi använder inte dessa uppgifter för annonsering eller spårning mellan andra företags appar och webbplatser.

3. Hur samlas uppgifterna in?

Uppgifterna kan komma:

• från dig när du loggar in, registrerar eller skickar information i appen;
• från organisationen som har skapat ditt konto och administrerar Tidvis;
• från andra behöriga användare inom samma organisation;
• automatiskt från appen och enheten, till exempel tekniska loggar, appinteraktioner och en push-token;
• från telefonens platsfunktion, endast efter att du har gett appen behörighet och använder en platsbaserad funktion.

4. Varför behandlas uppgifterna?

Uppgifterna behandlas för att:

• autentisera användaren och ge rätt person rätt behörighet;
• visa och administrera schema, arbetstid, närvaro, frånvaro, löneunderlag, utlägg och relaterade arbetsflöden;
• genomföra in- och utcheckning, inklusive verifiering av plats när organisationen har aktiverat funktionen;
• möjliggöra meddelanden, dokumentation, rapportering, signering och samarbete inom organisationen;
• skicka pushaviseringar som användaren har valt att tillåta;
• ge support, felsöka, förebygga missbruk och skydda tjänstens säkerhet;
• följa tillämpliga rättsliga skyldigheter och hantera rättsliga anspråk;
• analysera hur appens funktioner används och förbättra stabilitet och användbarhet, när produktanalys är aktiverad.

Tidvis säljer inte personuppgifter och använder inte appuppgifter för beteendebaserad annonsering.

5. Rättslig grund

När organisationen som har gett dig kontot är personuppgiftsansvarig bestämmer den organisationen rättslig grund och ansvarar för att informera dig om den. Tidvis behandlar då uppgifterna enligt organisationens dokumenterade instruktioner.

När Tidvis är personuppgiftsansvarig grundas behandlingen, beroende på situation, på:

• att fullgöra avtal eller vidta åtgärder inför avtal;
• Tidvis berättigade intresse av att tillhandahålla en säker, stabil och användbar tjänst, efter en intresseavvägning;
• rättslig förpliktelse; eller
• att fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk.

Behandling av känsliga personuppgifter sker endast när funktionen används inom organisationens verksamhet och det finns stöd enligt dataskyddslagstiftningen, typiskt sett artikel 9.2 b (arbetsrätt och social trygghet) eller artikel 9.2 h (hälso- och sjukvård samt social omsorg) i GDPR. När Tidvis är personuppgiftsbiträde är det den personuppgiftsansvariga organisationen som ansvarar för detta stöd.

6. Platsuppgifter

Om din organisation använder platsbaserad in- och utcheckning kan appen begära tillgång till ungefärlig och exakt position. Positionen hämtas först när du själv startar den aktuella funktionen och används för att registrera eller verifiera in- eller utcheckningen. Tidvis-appen använder inte platsuppgifter för annonsering och gör inte kontinuerlig bakgrundsspårning.

Du kan neka eller återkalla platsbehörigheten i telefonens inställningar. Då kan den platsbaserade in- eller utcheckningen sluta fungera, men övriga delar av appen påverkas normalt inte.

7. Pushaviseringar och produktanalys

Om du aktiverar pushaviseringar registreras en push-token och uppgift om plattform. Apple Push Notification service (APNs) respektive Google Firebase Cloud Messaging (FCM) kan då behandla tekniska leveransuppgifter för att skicka aviseringen till din enhet. Du kan stänga av pushaviseringar i appen eller i telefonens inställningar. Beroende på dina systeminställningar kan innehåll i en avisering visas på låsskärmen.

När produktanalys är aktiverad använder Tidvis Mixpanel för att förstå sidvisningar och funktionsanvändning. Analysuppgifterna används inte för annonsering. Du kan invända mot denna behandling eller begära att ditt analys-ID tas bort genom att kontakta oss enligt avsnitt 12. Appen respekterar även enhetens eller webbläsarens signal om att inte spåras när en sådan signal är tillgänglig.

8. AI-stöd för daganteckningar

Vissa organisationer kan aktivera ett frivilligt AI-stöd som granskar en dagantecknings språk och föreslår en mer professionell formulering. Funktionen används endast när användaren aktivt begär en granskning. Direkta identifierare som systemet känner igen ersätts med platshållare innan texten skickas till AI-leverantören Anthropic för behandling. Förslaget återförs sedan till Tidvis, där platshållarna ersätts med originaluppgifterna. Uppgifterna används inte för att träna AI-leverantörens modeller.

Anonymiseringen minskar risken men innebär inte att all information säkert är anonym, särskilt eftersom fritext kan innehålla omsorgs- eller hälsouppgifter. Användaren ska därför följa organisationens instruktioner för dokumentation. AI-stödet lämnar endast ett textförslag; det fattar inte beslut med rättslig eller motsvarande betydande effekt. Användaren ansvarar för att granska och godkänna texten innan den sparas.

9. Vilka kan få tillgång till uppgifterna?

Uppgifter kan göras tillgängliga för:

• behöriga användare och administratörer hos organisationen som har gett dig kontot;
• behörig personal hos Tidvis när det behövs för drift, säkerhet, support eller felsökning;
• leverantörer som behandlar uppgifter för vår räkning, exempelvis drift- och hostingleverantörer samt leverantörer för pushaviseringar, produktanalys och AI-stöd;
• myndigheter eller andra mottagare när utlämnande krävs enligt lag eller är nödvändigt för att hantera rättsliga anspråk.

Relevanta leverantörer för appen kan, beroende på aktiverade funktioner, omfatta Apple, Google, Mixpanel och Anthropic. Dessa leverantörer får endast behandla uppgifter för angivna ändamål och enligt tillämpliga avtal och instruktioner.

Vissa leverantörer kan behandla uppgifter utanför EU/EES. När en sådan överföring sker ska den stödjas av en tillämplig överföringsmekanism, exempelvis EU-kommissionens beslut om adekvat skyddsnivå eller standardavtalsklausuler, och kompletterande skyddsåtgärder när det behövs. Kontakta oss om du vill ha aktuell information om leverantörer och överföringar.

10. Hur länge sparas uppgifterna?

Verksamhetsuppgifter i Tidvis sparas enligt den personuppgiftsansvariga organisationens instruktioner, avtal, dokumenterade gallringsregler och de rättsliga krav som gäller för exempelvis bokföring, lön, arbetsrätt, omsorg och dokumentation. Att ett konto stängs innebär därför inte alltid att alla uppgifter omedelbart kan raderas.

Tidvis sparar egna support-, säkerhets-, analys- och logguppgifter så länge de behövs för respektive ändamål och raderar eller anonymiserar dem därefter, om de inte måste bevaras längre på grund av rättslig skyldighet eller rättsligt anspråk. Push-token sparas så länge pushaviseringar är aktiverade eller tills token avregistreras eller blir ogiltig.

Du kan kontakta oss för information om vilka lagringstider eller kriterier som gäller i ett visst fall.

11. Dina rättigheter och begäran om radering

Beroende på omständigheterna har du rätt att begära tillgång till dina personuppgifter, rättelse, radering, begränsning, dataportabilitet och att invända mot viss behandling. Om behandlingen grundas på samtycke har du rätt att återkalla samtycket. Rättigheterna är inte absoluta; exempelvis kan vissa uppgifter behöva sparas enligt lag eller för att fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk.

För uppgifter som din arbetsgivare eller annan kundorganisation ansvarar för ska du i första hand kontakta organisationen. Tidvis hjälper organisationen att hantera begäran när vi behandlar uppgifterna som personuppgiftsbiträde.

Du har rätt att lämna klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten (IMY), www.imy.se.

12. Säkerhet och kontakt

Tidvis använder tekniska och organisatoriska skyddsåtgärder anpassade efter uppgifternas känslighet, bland annat behörighetsstyrning, loggning och krypterad överföring. Ingen metod är helt riskfri. Kontakta oss om du misstänker att ditt konto eller uppgifter har utsatts för obehörig åtkomst.

13. Ändringar i policyn

Vi kan uppdatera policyn när appens funktioner, leverantörer eller rättsliga krav förändras. Den senaste versionen publiceras på denna sida och datumet högst upp uppdateras. Vid väsentliga förändringar informerar vi på lämpligt sätt genom appen, tjänsten eller den organisation som har gett dig kontot.