Fem saker som stjäl mest tid i schemaläggningen

De flesta verksamhetschefer vi pratar med kan räkna upp sina tidstjuvar utan att tänka efter. Problemet är sällan att man inte vet vad som tar tid. Det är att lösningen kräver att man bygger om en vana, inte bara ett system.

1. Att leta efter vem som är ledig. Ett obemannat pass löser sig sällan av sig självt. Utan en samlad bild av vem som anmält intresse för lediga pass blir varje lucka i schemat ett telefonsamtal i taget, ofta flera, till fel person, innan rätt person svarar. I Tidvis syns intresseanmälningar direkt i schemat, inte i en separat lista eller ett sms-tråd. Du ser inom minuter vem som vill ta passet, istället för att ringa igenom hela listan.

2. Dubbelarbete mellan schema och lön. Lönearter, dubbelassistans och väntetid är kopplade till schemat, inte fristående uppgifter som skrivs in på nytt vid månadsbrytet. Det minskar risken att samma information rättas två gånger av två olika personer, men det är inte friktionsfritt i alla lägen än. Situationer med partiell ledighet eller dubbla tjänstegrader kan fortfarande kräva manuell avstämning, och det är något vi aktivt jobbar på att förbättra. Poängen är ändå att grundkopplingen finns, så du slipper bygga upp löneunderlaget från noll varje månad.

3. Att inte se vad som är obemannat förrän någon ringer. Dashboarden visar en översikt över obemannade pass så fort du öppnar den. Du behöver inte vänta på att någon hör av sig för att upptäcka att ett pass saknar bemanning. Det flyttar problemet från "brandkårsutryckning när telefonen ringer" till "planerad lösning när du ändå har koll". Vill du ha en uppdaterad bild, öppnar du dashboarden. Den pushar inte varningar till dig automatiskt, men den ljuger heller aldrig om nuläget.

4. Manuella ATL-kontroller. Att räkna dygns- och veckovila för hand är tidskrävande och felbenäget, särskilt när jour och väntetid är inblandade och förskjuter vad som räknas som nästa tillåtna starttid. Tidvis varnar automatiskt både i schemaförslaget och i det aktiva schemat, innan schemat publiceras. Felet syns med andra ord innan det blir ett problem för någon på golvet, inte efteråt, när Kommunal eller Vårdföretagarna redan ifrågasatt ett enskilt schema.

5. Överlämning vid frånvaro. När någon blir sjuk eller får förhinder med kort varsel hamnar ofta all kontext i huvudet på en enda person: vem som redan tillfrågats, vilka pass som är känsliga, vad som var på gång att lösas. Om den personen inte är nåbar står den som täcker upp och gissar. Ett schema där status, anteckningar och obemannade pass syns för alla behöriga, inte bara för den som råkar sitta med det just nu, gör att överlämningen inte är beroende av att rätt person svarar i telefon. Samma princip gäller året runt, inte bara vid sjukdom, utan också inför semester och andra planerade frånvaron.

Gemensamt för alla fem: de löser sig inte genom att jobba hårdare, utan genom att informationen redan ligger på rätt ställe när den behövs.

Vill du se det här i systemet istället för i en artikel? Vi går igenom grundschema, schemaförslag, aktivering och dashboard i webinaret Schemahantering för dig som vill ha koll, 13 augusti kl 10.

Webinar 13 augusti om Schemahantering för dig som vill ha koll →