Privatlivspolitik

1. Hvem er ansvarlig for personoplysningerne?

For de fleste oplysninger, der behandles i appen – for eksempel oplysninger om medarbejdere, vagter, borgere, fravær, dokumentation og beskeder – er den organisation, der har givet dig adgang til Tidvis, normalt dataansvarlig. Tidvis behandler da oplysningerne som databehandler efter organisationens instrukser og aftale med Tidvis.

Tidvis er selv dataansvarlig for den behandling, hvor Tidvis fastlægger formål og midler, for eksempel håndtering af supportsager, informationssikkerhed, fejlsøgning, forebyggelse af misbrug og – når det er aktiveret – produktanalyse for at forbedre appen.

Spørgsmål om indholdet i din personalemappe, din vagtplan, en borgers oplysninger eller andre driftsoplysninger skal først rettes til den organisation, der har givet dig kontoen. Du kan også kontakte Tidvis efter afsnit 12.

2. Hvilke personoplysninger behandles?

Hvilke oplysninger der faktisk behandles afhænger af, hvilke funktioner din organisation har aktiveret, og hvordan du bruger appen. Følgende kategorier kan forekomme:

• Konto- og identitetsoplysninger: navn, brugernavn, e-mailadresse, bruger- og medarbejder-ID, arbejdsgiver/organisation, rettigheder, loginmetode og tekniske sessionsoplysninger.
• Arbejds- og vagtplansoplysninger: vagter, arbejdstider, fremmøde, tidsregistrering, ferie/fri, vagtbytte, arbejdsopgaver, kunde-/borgerkoblinger og signeringer.
• Lokationsoplysninger: omtrentlig og præcis position, når du selv bruger en funktion til ind- eller udtjekning, der kræver lokation. Appen bruger ikke lokation til løbende sporing i baggrunden.
• Fraværs- og helbredsoplysninger: for eksempel sygefravær, barns sygdom, smittefravær, fraværets omfang og en note, du vælger at angive. Sådanne oplysninger kan være følsomme personoplysninger.
• Økonomiske oplysninger: for eksempel løn- og tidsregistreringsgrundlag, kørselsgodtgørelse, diæter, udlæg, kvitteringer og andre godtgørelsesoplysninger.
• Kommunikation og brugerskabt indhold: beskeder, svar, dagbogsnotater, afvigelser, kommentarer, oplysninger om udførte arbejdsopgaver samt andet indhold, brugere skriver eller indsender.
• Billeder, filer og dokumenter: for eksempel fotos af kvitteringer, bilag, uploadede dokumenter og dokumenter, organisationen gør tilgængelige i appen.
• Oplysninger om borgere eller andre personer: navn, vagtplan, omsorgsrelateret dokumentation og andre oplysninger, brugeren har adgang til at se eller registrere. Sådant indhold kan omfatte helbred, funktionsnedsættelse eller andre særligt beskyttelsesværdige oplysninger.
• App-, enheds- og brugsoplysninger: appplatform, enhedstype, push-token, tekniske identifikatorer, IP-adresse, logfiler, fejloplysninger, besøgte visninger og interaktioner med funktioner.
• Produktanalyse, når den er aktiveret: virksomheds-ID, brugerens visningsnavn, et brugerspecifikt analyse-ID, organisationens navn og domæne, platform, loginmetode, sidevisninger og produktinteraktioner. Vi bruger ikke disse oplysninger til annoncering eller sporing på tværs af andre virksomheders apps og websteder.

3. Hvordan indsamles oplysningerne?

Oplysningerne kan komme:

• fra dig, når du logger ind, registrerer eller sender oplysninger i appen;
• fra den organisation, der har oprettet din konto og administrerer Tidvis;
• fra andre autoriserede brugere i samme organisation;
• automatisk fra appen og enheden, for eksempel tekniske logfiler, appinteraktioner og et push-token;
• fra telefonens lokationsfunktion, kun efter at du har givet appen tilladelse og bruger en lokationsbaseret funktion.

4. Hvorfor behandles oplysningerne?

Oplysningerne behandles for at:

• autentificere brugeren og give den rette person de rette rettigheder;
• vise og administrere vagtplan, arbejdstid, fremmøde, fravær, løngrundlag, udlæg og relaterede arbejdsgange;
• gennemføre ind- og udtjekning, herunder verifikation af lokation, når organisationen har aktiveret funktionen;
• muliggøre beskeder, dokumentation, rapportering, signering og samarbejde i organisationen;
• sende pushnotifikationer, som brugeren har valgt at tillade;
• yde support, fejlsøge, forebygge misbrug og beskytte tjenestens sikkerhed;
• overholde gældende retlige forpligtelser og håndtere retskrav;
• analysere, hvordan appens funktioner bruges, og forbedre stabilitet og brugervenlighed, når produktanalyse er aktiveret.

Tidvis sælger ikke personoplysninger og bruger ikke appoplysninger til adfærdsbaseret annoncering.

5. Retligt grundlag

Når den organisation, der har givet dig kontoen, er dataansvarlig, fastlægger den organisation det retlige grundlag og er ansvarlig for at informere dig om det. Tidvis behandler da oplysningerne efter organisationens dokumenterede instrukser.

Når Tidvis er dataansvarlig, sker behandlingen, afhængigt af situationen, på grundlag af:

• opfyldelse af aftale eller foranstaltninger forud for indgåelse af aftale;
• Tidvis' legitime interesse i at levere en sikker, stabil og brugbar tjeneste, efter en interesseafvejning;
• retlig forpligtelse; eller
• at fastlægge, gøre gældende eller forsvare retskrav.

Følsomme personoplysninger behandles kun, når funktionen bruges inden for organisationens drift, og der er hjemmel efter databeskyttelseslovgivningen, typisk artikel 9, stk. 2, litra b (arbejdsret og social sikring) eller litra h (sundhed og social omsorg) i GDPR. Når Tidvis er databehandler, er det den dataansvarlige organisation, der er ansvarlig for denne hjemmel.

6. Lokationsoplysninger

Hvis din organisation bruger lokationsbaseret ind- og udtjekning, kan appen anmode om adgang til omtrentlig og præcis position. Positionen hentes først, når du selv starter den pågældende funktion, og bruges til at registrere eller verificere ind- eller udtjekningen. Tidvis-appen bruger ikke lokationsoplysninger til annoncering og foretager ikke løbende baggrundssporing.

Du kan afvise eller tilbagekalde lokationstilladelsen i telefonens indstillinger. Den lokationsbaserede ind- eller udtjekning kan da holde op med at virke, men øvrige dele af appen påvirkes normalt ikke.

7. Pushnotifikationer og produktanalyse

Hvis du aktiverer pushnotifikationer, registreres et push-token og oplysning om platform. Apple Push Notification service (APNs) henholdsvis Google Firebase Cloud Messaging (FCM) kan da behandle tekniske leveringsoplysninger for at sende notifikationen til din enhed. Du kan slå pushnotifikationer fra i appen eller i telefonens indstillinger. Afhængigt af dine systemindstillinger kan indhold i en notifikation vises på låseskærmen.

Når produktanalyse er aktiveret, bruger Tidvis Mixpanel til at forstå sidevisninger og funktionsbrug. Analyseoplysningerne bruges ikke til annoncering. Du kan gøre indsigelse mod denne behandling eller bede om, at dit analyse-ID fjernes, ved at kontakte os efter afsnit 12. Appen respekterer også enhedens eller browserens signal om ikke at blive sporet, når et sådant signal er tilgængeligt.

8. AI-støtte til dagbogsnotater

Nogle organisationer kan aktivere en frivillig AI-støtte, der gennemgår sproget i et dagbogsnotat og foreslår en mere professionel formulering. Funktionen bruges kun, når brugeren aktivt beder om en gennemgang. Direkte identifikatorer, som systemet genkender, erstattes med pladsholdere, inden teksten sendes til AI-leverandøren Anthropic til behandling. Forslaget føres derefter tilbage til Tidvis, hvor pladsholderne erstattes med de oprindelige oplysninger. Oplysningerne bruges ikke til at træne AI-leverandørens modeller.

Anonymiseringen mindsker risikoen, men betyder ikke, at alle oplysninger med sikkerhed er anonyme, især fordi fritekst kan indeholde omsorgs- eller helbredsoplysninger. Brugeren skal derfor følge organisationens instrukser for dokumentation. AI-støtten giver kun et tekstforslag; den træffer ikke afgørelser med retsvirkning eller tilsvarende betydelig virkning. Brugeren er ansvarlig for at gennemgå og godkende teksten, inden den gemmes.

9. Hvem kan få adgang til oplysningerne?

Oplysninger kan gøres tilgængelige for:

• autoriserede brugere og administratorer hos den organisation, der har givet dig kontoen;
• autoriseret personale hos Tidvis, når det er nødvendigt for drift, sikkerhed, support eller fejlsøgning;
• leverandører, der behandler oplysninger på vores vegne, for eksempel drifts- og hostingleverandører samt leverandører af pushnotifikationer, produktanalyse og AI-støtte;
• myndigheder eller andre modtagere, når udlevering kræves efter loven eller er nødvendig for at håndtere retskrav.

Relevante leverandører for appen kan, afhængigt af aktiverede funktioner, omfatte Apple, Google, Mixpanel og Anthropic. Disse leverandører må kun behandle oplysninger til de angivne formål og efter gældende aftaler og instrukser.

Visse leverandører kan behandle oplysninger uden for EU/EØS. Når en sådan overførsel finder sted, skal den understøttes af en anvendelig overførselsmekanisme, for eksempel EU-Kommissionens afgørelse om tilstrækkeligt beskyttelsesniveau eller standardkontraktbestemmelser, samt supplerende foranstaltninger, når det er nødvendigt. Kontakt os, hvis du ønsker aktuel information om leverandører og overførsler.

10. Hvor længe opbevares oplysningerne?

Driftsoplysninger i Tidvis opbevares efter den dataansvarlige organisations instrukser, aftaler, dokumenterede sletteregler og de retlige krav, der gælder for eksempelvis bogføring, løn, ansættelsesret, omsorg og dokumentation. At en konto lukkes betyder derfor ikke altid, at alle oplysninger straks kan slettes.

Tidvis opbevarer egne support-, sikkerheds-, analyse- og logoplysninger, så længe de er nødvendige til det pågældende formål, og sletter eller anonymiserer dem derefter, medmindre de skal bevares længere på grund af en retlig forpligtelse eller et retskrav. Push-tokens opbevares, så længe pushnotifikationer er aktiveret, eller indtil tokenet afregistreres eller bliver ugyldigt.

Du kan kontakte os for information om, hvilke opbevaringstider eller kriterier der gælder i et konkret tilfælde.

11. Dine rettigheder og anmodning om sletning

Afhængigt af omstændighederne har du ret til at anmode om indsigt i dine personoplysninger, berigtigelse, sletning, begrænsning, dataportabilitet og til at gøre indsigelse mod visse behandlinger. Hvis behandlingen er baseret på samtykke, har du ret til at trække samtykket tilbage. Rettighederne er ikke absolutte; visse oplysninger kan for eksempel skulle gemmes efter loven eller for at fastlægge, gøre gældende eller forsvare retskrav.

For oplysninger, som din arbejdsgiver eller en anden kundeorganisation er ansvarlig for, skal du først kontakte organisationen. Tidvis hjælper organisationen med at håndtere anmodningen, når vi behandler oplysningerne som databehandler.

Du har ret til at klage til den svenske databeskyttelsesmyndighed (IMY), www.imy.se.

12. Sikkerhed og kontakt

Tidvis bruger tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger tilpasset oplysningernes følsomhed, blandt andet adgangsstyring, logning og krypteret overførsel. Ingen metode er helt uden risiko. Kontakt os, hvis du har mistanke om, at din konto eller dine oplysninger har været udsat for uautoriseret adgang.

13. Ændringer i politikken

Vi kan opdatere politikken, når appens funktioner, leverandører eller retlige krav ændrer sig. Den seneste version offentliggøres på denne side, og datoen øverst opdateres. Ved væsentlige ændringer informerer vi på passende måde gennem appen, tjenesten eller den organisation, der har givet dig kontoen.