Tidvis grund är grunden för hela verksamhetssystemet och behövs för alla andra moduler. Bassystemet har ett grundregister för alla behörigheter, inställningar samt anställda och kunder.

För anställda och relationen med kunder, kontor eller andra enheter lägger ni upp grundläggande anställningskriterier. Här lagras historik för spårning och om ni kör med ett lönesystem som kan ta emot uppdateringar av personalinformation eller anställningsinformation, såsom t ex Hogia lön, skickas denna information över löpande vid uppdatering i Tidvis. Detta ger möjlighet till enorm kvalitetssäkring och manuell effektivisering för att säkerställa samma information i verksamhetssystemet och i lönesystemet.
Ni har dessutom möjlighet att skicka in FK3066 elektroniskt till Försäkringskassan.

Tidvis har ett rollbaserat behörighetssystem som ger möjlighet till miljoner kombinationer av behörigheter för att möjliggöra anpassning av systemet till att passa verksamhetens roller så mycket som möjligt. Rolluppsättningen ger också möjlighet att skapa olika notifieringar för olika roller. En person kan ha en eller flera roller kopplat till olika kunder vilket i sin tur gör att Tidvis avgör behörigheterna löpande vid olika vyer.

Grundsystemet innehåller också information om kunders beslut, information som sedan används för såväl schemaläggning som kvalitetsuppföljning och ekonomisk uppföljning. Här kan man skapa olika typer av beslut, inkl TIF, TUT eller Övriga egenskapade beslut. Ett beslut kan vara tillsvidare eller tidsbegränsat med möjlighet att få larm innan beslutets tar slut.
Vid TIF-beslut har man också möjlighet att hålla inne löner, något som kan vara ovärderligt vid ansökan om beslut där anhöriga ändå tar hand om brukaren.

Som grund för samtliga moduler finns en Dashboard med olika typer av moduler. Denna dashboard ger all information som behövs för att få en daglig status över sina grupper och uppgifter som man har. T ex finns sammanställning av beslut, beräkningsperioder, påminnelser, obemannade pass, inkomna avvikelserapporter, mm. Ju fler moduler man har aktiva i Tidvis desto fler moduler finns tillgängliga i dashboarden.

Hela systemet kan köras på såväl dator, surfplatta och mobiltelefon.

Schemaläggningen i Tidvis Personlig Assistans är specifikt anpassad för att kunna arbeta med såväl små grupper som stora grupper och där få god överblick över flera veckors schema samtidigt. Vi har kombinerat de bästa lösningarna på marknaden för att göra dem ännu mer intuitiva.

Du har även möjlighet att välja den vy för schemat som passar dig bäst, dvs kalender-vy (vecka eller månad) eller tidslinje-vy. Fördelen med tidslinje-vyn i schemaläggningen är just att du har möjlighet att enkelt arbeta med stora grupper och ändå få en god schema-överblick i hur assistenterna arbetar, även hos andra kunder i samma vy.

När man arbetar i schemaförslag har man dessutom möjlighet att använda en snabbinmatning för ännu snabbare hantering av grundscheman.

Dessutom finns en schemaanalys för att snabbt säkerställa grundschemat mot beslut eller göra felsökning.

Vid schemaläggning får man direkt koll på hur planerad tid stämmer överens med beslut. Vid ändring i schemat kan man dessutom direkt få kontroll av ATL för att kunna agera direkt. Dessutom får man varning om man övertrasserar beslut.

Med Tidvis intuitiva hantering av arbetspass har man möjlighet att kombinera flera arbetstyper i ett och samma pass för mycket snabbare hantering än vad som finns i andra system på marknaden.

Schemaläggningen innehåller mängder med funktioner för att underlätta en effektiv schemaläggning. För att dessutom ge stöd för snabbare vikarietillsättning kan man be Tidvis lösa vikarietillsättningen automatiskt. Detta löses då med bland annat sms-avisering och automatisk flytt i schemat.

Ledighets- och frånvaroperioder syns i schemat med pass som skulle ha arbetats och automatskapande av ersättningspass. Man kan också se assistenters pass hos andra kunder för att säkerställa att man inte dubbelbokar en anställd.

Självklart hanteras även funktioner som intresseanmälningar, passbyten och mycket mycket mer.

Frånvaro i Tidvis Personlig Assistans hanterar heltidssjukskrivning, deltidssjukskrivning, vård av barn och vård av närstående. Dessutom hanteras ledigheter, såsom tjänstledigt, föräldraledigt, semester, mm.

Trots att man som assistansbolag har ett IT-system för att hantera schemaläggning och tidredovisning har man en utmaning i hur man ska ta hand om de som är sjuka. Det finns ett stort regelverk som behöver tas hänsyn till vilket gör detta extra komplext och då även uppskattat att slippa den manuella processen.

Tidvis ser till att skapa rätt ersättning för assistenterna i form karensavdrag (med automatisk hantering enligt respektive kollektivavtals regelverk), uträkning av semestergrundande frånvaro, mm.

Ledigheter och frånvaro hanteras som perioder med tillhörande pass och det finns full funktionalitet för att hantera ändringar, friskskrivningar, förlängningar, mm. Notifieringar skickas till berörda vid händelser som man behöver hantera, såsom dag 8, 15 och 90 för en sjukskrivning.

Dessutom exporteras allt på rätt sätt till lönesystemet och när rapporter skrivs ut har man även möjlighet att få färdigskapade kommunblanketter som stöd för vidarefaktureringen av merkostnader till kommunen.

Arbetstidslagen är en mycket viktig grundpelare i alla typer av branscher. Inom branschen personlig assistans är det otroligt viktigt att hålla koll på att inte planera in för mycket tid till de personliga assistenterna. Det kan innebära att företaget måste betala ut lön men inte får ersättning för denna från Försäkringskassan samt att man bryter mot arbetstidslagen.

Tidvis tillhandahåller kontroll av arbetstidslagen för de normala lagarna, såsom dygnsvila, veckovila, EU-direktivet (48-timmarsregeln), mfl i modulen för Schemaläggning, inklusive möjlighet att direkt få reda på om man bryter mot någon lag när man ändrar i schemat.

Avancerad arbetstidslag ger möjlighet att registrera avvikelser som kan vara individuella, totala för en grupp eller hela företaget efter att man har förhandlat fram möjlighet till avvikelser med Kommunal. ATL-kontrollerna som sedan sker i schemat kommer då arbeta efter det nya regelverket.

Kommunikation är en otroligt viktig del av att arbeta med distansarbetsplatser, och speciellt där personal inte alltid träffar varandra.
Modulen för kommunikation i Tidvis är ett internt e-postsystem gör det möjligt för assistenter, kontorspersonal och brukare att kommunicera med varandra på ett smidigt sätt. Kommunikationen sparas och du har möjlighet att hantera den som i ett e-postsystem, dock med vissa styrkor som du inte har i ett externt system.

Kommunikationen kan vara mellan 2 personer, till en grupp eller till hela företaget. Kommunikationen kan även sättas som tvingande för att säkerställa att alla har tagit del av informationen. Vilka som läst informationen kommer även sparas i systemet för att garantera kommunikationen.

I och med att kommunikationen stannar i Tidvis garanteras att sekretessinformation inte lämnar Tidvis till externa system. Däremot skickas information om att personen har meddelande i Tidvis att läsa till externa system så att man garanterar att informationen verkligen når fram.

Man har även möjlighet att skicka bifogade filer här. Det är ett utmärkt sätt att t ex skicka lönebesked eller dylikt vilket gör att man även klarar framtida dataskyddslagar på ett smidigt sätt.

Man har även möjlighet att skicka såväl korta som långa SMS, till såväl en mindre mängd personer som till hela företagets anställda/kunder på en gång. Dessa lagras även i kommunikationssystemet så att man har möjlighet att se vad som skickats.

SMS skickas automatiskt för att påminna om BankID-signering av tidrapporter och kan även skickas automatiskt vid andra händelser som kan ställas in.

CRM-modulen i Tidvis ger möjlighet till extra funktionalitet för att ge stöd till samlande av mer information och möjlighet till bättre stöd för att ha god kvalitet för befintlig personal och kunder samt även för att hantera prospekts, som ännu inte blivit kunder.

Bland annat ger CRM-modulen möjlighet att ha kontroll över ditt kommunikationsflöde och informationsflöde för såväl assistenter som brukare.
Med Tidvis möjlighet att dokumentera kommunikationen så har ni möjlighet att hjälpas åt på kontoret om t ex en kund ringer in som ni sökt tidigare.

För att underlätta att komma ihåg aktiviteter i framtiden följer alltid en möjlighet till påminnelser för att underlätta administration och minska stress.

I övrigt hanterar CRM-modulen stor hantering av prospekts där man kan dokumentera aktiviteter och kommunicering, planera scheman, tillsammans med ekonomimodulen göra budget för att komma fram till hur mycket man kan ersätta assistenter och lova kunder.

• • • • möjlighet att koppla relationer till kontakter, såväl enskilda som delade med andra kunder (t ex läkare, arbetsterapeut, mm).
      • möjlighet att arbeta med en brukare redan innan denne är kund för att härigenom påbörja dokumentationen kring brukaren. När ni sedan lägger om brukaren till kund kommer denna information automatiskt följa med för framtida kvalitetssäkring.
      • koppling av behov och hjälpmedel som finns hos en brukare.
      • kompetensdatabas för assistenter.
      • geografiskt område för såväl assistenter som kunder för att underlätta matchning av personal. Genom denna kan man även styra behörigheter för kontorspersonal, dvs att de enbart ska ha behörighet till de kunder/assistenter i sitt geografiska område.
      • databas för delegeringar, inkl påminnelse till chef och assistent om uppdatering.
      • kompetens- och områdesmatchning för att hitta rätt assistenter till en kund.
      • schemaläggning för prospekts med möjlighet att kontrollera kostnad för schema och möjlighet att se om man har råd att ta en kund med de eventuella krav som finns på löner, mm.
      • statusar på prospekts, mm inkl rapporter för att följa upp hur prospekts  omvandlats till kunder och hur nära de är att bli kunder.