Tidvis dokumentationssystem har allt man kan önska från ett professionellt dokumentationssystem. Med möjlighet att skräddarsy egna dokument och möjligheter kring påminnelser, skräddarsydda utskrifter, sök och statistik kan man säkerställa att man får in rätt information via dokumenten och för endast de dokument som man är intresserad av.

Tidvis dokumenthantering tillhandahåller funktionalitet för dokumentation av daganteckningar, journalföring, olika typer av dokument som avvikelserapportering, missförhållanderapportering, mm. Dessutom kan man sätta påminnelser för uppföljning av dokumenten man lagt in, såsom t ex genomförandeplaner med påminnelser för utvärdering av dessa.

Dokument kan kopplas till såväl assistenter (anställningsavtal, cv, mm) som kunder (genomförandeplaner, mötesanteckningar, mm) eller läggas upp som företagsdokument. Dessutom finns möjlighet att dela ut dokument som är kopplade till en kund så att assistenterna hos kunden kan läsa dessa. Det är förstås mycket intressant för att dela ut mötesanteckningar, arbetsbeskrivningar eller dylikt.

Dokumenthanteringsmodulen i Tidvis ger även möjlighet att skräddarsy rapporter med egen placering av fält, sin egen logga och formulär för inmatning och utskrift, allt för att underlätta den dokumentation som behövs för att hantera händelser kring brukare och personal på ett smidigt sätt.

För att förenkla inmatningen av information kan man även koppla fält mot databasen så att de fylls i automatiskt. Detta i kombination med Tidvis stöd för Elektronisk Signering av dokument kan man på ett enkelt sätt generera anställningsavtal, inkl bifogade bilagor och automatiskt dela ut till den anställdes “Mina dokument”.

Man kan genom stödet för den elektroniska signeringen signera samtliga dokument i Tidvis, från en enskild signatur till signaturer från ett stort antal personer. Genom stödet för kunder och företrädare kan man således även direkt signera kundavtal i Tidvis.

Som grädde på moset finns även möjlighet att spara dokument i nya versioner så att man kan följa hur informationen har utvecklats över tid.

Assistenter kan rapportera in avvikelserapporter, daganteckningar, mm från såväl dator, surfplatta som mobiltelefon. Dessutom finns en hantering för automatiskt sparande av utkast så att de har möjlighet att börja skriva för att sedan fortsätta vid annat tillfälle innan de skickar in dokumentet till kontoret.
Så snart de skickat in en rapport skickas en notifiering till berörda om att det kommit in en ny rapport.

Det går att dela ut dokument för såväl läsning som ändring.

För att sprida information i företaget kan man lägga ut information på en info-sida. Denna kan styras per grupp, område, roll eller dylikt så att enbart rätt personer ser informationen.

I ett assistansbolag har man stor nytta av att strukturera arbete i ärenden. Ett ärende kan vara i form av att sprida information till företaget, ett miniprojekt med aktiviteter som ska slutföras, överklagan mot beslut eller dylikt.

Ärendehanteringen i Tidvis är en modul som ger möjlighet att se ett ärende som struktur för någonting man behöver hantera samtidigt som man kan skapa ett miniprojekt med möjlighet att engagera flera personer i samma ärende för att arbeta mot målet att lösa ärendet.

Det är lätt att se hur en aktivitet är under arbete samtidigt som man kan klarmarkera en aktivitet. Detta gör att ”projektledaren” lätt kan följa hur deltagarna i projektet framskrider med sina aktiviteter.

Varje gång något händer i ärendet får deltagarna en notifiering om detta. Man kan dessutom lägga upp påminnelser till sig själv för att komma ihåg att utföra aktiviteter som behövs.

Dokument kan lätt kopplas till ärendet vilket gör att man t ex skulle kunna skapa ett ärende som heter ”Företagsrutiner”. Här kan man lägga in information och dokument som innehåller rutiner för assistenter, användarmanualer, eller dylikt. Genom att sätta att ärendet kan visas för alla kan man härigenom sprida företagsinformation till samtliga anställda på ett enkelt sätt.